Gestion administrative et secrétariat

Vous passez des heures sur la facturation, le classement, les relances clients et la gestion du courrier ? Vous manquez de temps pour développer votre activité à cause de l'administratif qui s'accumule.

AProjet prend en charge l'intégralité de votre gestion administrative quotidienne avec rigueur, confidentialité et réactivité.

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Les défis de la gestion administrative au quotidien

  • Temps perdu

    Vous passez 20-30% de votre temps sur des tâches administratives répétitives au lieu de développer votre activité.

  • Emails qui s'accumulent

    Votre boîte mail déborde, les demandes clients restent sans réponse, les échéances sont oubliées.

  • Désorganisation

    Vous ne retrouvez plus vos documents, le classement est inexistant, les dossiers sont incomplets.

  • Relances oubliées

    Les factures impayées s'accumulent, vous n'avez pas le temps de relancer, votre trésorerie en souffre.

AProjet devient votre service administratif externalisé

Nous prenons en charge l'ensemble de vos tâches administratives avec la même rigueur que si nous étions dans vos locaux. Vous gardez le contrôle, nous gérons l'opérationnel.

Ce que nous gérons pour vous

 Facturation et suivi client

✓ Création et émission des devis
✓ Génération des factures clients (conformes aux obligations légales)
✓ Envoi automatique par email avec suivi
✓ Relances clients à J+30, J+45, J+60
✓ Suivi des paiements et rapprochement bancaire
✓ Tableau de bord des impayés
✓ Gestion des avoirs et remboursements
✓ Interface avec votre logiciel de facturation (Tiime, Pennylane, etc.)

→ Trésorerie maîtrisée, délais de paiement réduits, 0 facture oubliée

Gestion du courrier et des emails

✓ Réception et tri du courrier (physique ou numérique)
✓ Numérisation et archivage des documents importants
✓ Rédaction de réponses types aux demandes courantes
✓ Gestion de votre boîte email professionnelle (tri, classement, réponses)
✓ Suivi des demandes clients et transmission des urgences
✓ Rédaction de courriers administratifs (réponses, réclamations, confirmations)

→ Boîte mail organisée, 0 demande sans réponse, réactivité professionnelle

Organisation et classement documentaire

✓ Mise en place d'une arborescence Drive professionnelle
✓ Classement numérique de tous vos documents (contrats, factures, devis, RH, etc.)
✓ Numérisation et archivage des documents papier
✓ Nomenclature claire et recherche facilitée
✓ Gestion des versions et historiques
✓ Sauvegardes régulières et sécurisation des accès
✓ Procédure de classement pour votre équipe

→ Documents retrouvés rapidement, conformité RGPD, sérénité administrative

Suivi des dossiers clients ou internes

✓ Création de fiches clients/projets complètes
✓ Suivi de l'avancement des dossiers (statut, étapes, livrables)
✓ Gestion des échéances et alertes automatiques
✓ Coordination avec vos équipes ou prestataires
✓ Mise à jour régulière des tableaux de suivi
✓ Reporting hebdomadaire ou mensuel selon vos besoins

→ Vision claire de l'activité, aucune échéance manquée, pilotage facilité

Tableaux de bord et reporting

✓ Création de tableaux de bord personnalisés (CA, factures, clients, projets)
✓ Mise à jour automatique ou manuelle selon vos outils
✓ Indicateurs clés de performance (KPIs) adaptés à votre activité
✓ Reporting mensuel avec analyse et recommandations
✓ Préparation des données pour vos réunions ou comités

→ Décisions éclairées, pilotage en temps réel, anticipation des problèmes

Saisie et mise en forme de documents

✓ Saisie de données (listes, tableaux, bases clients)
✓ Mise en forme de documents (rapports, comptes-rendus, présentations)
✓ Rédaction de comptes-rendus de réunion
✓ Création de supports professionnels (Word, Excel, PowerPoint)
✓ Relecture et correction orthographique

→ Documents professionnels, gain de temps, image soignée

À qui s'adresse ce service ?

  • TPE et PME

    Vous avez besoin d'un service administratif sans recruter un(e) assistant(e) à temps plein.

    Idéal si :
    • 0-15 salariés
    • CA < 1M€
    • Pas de service administratif dédié
    • Besoin de flexibilité

  • Indépendants et freelances

    Vous facturez, mais l'administratif vous prend 30% de votre temps.

    Idéal si :
    • Micro-entrepreneur ou freelance
    • Pas de temps pour l'administratif
    • Besoin de professionnalisme
    • Relances clients à gérer

  • Associations

    Vos bénévoles croulent sous l'administratif et les adhésions.

    Idéal si :
    • Association loi 1901
    • Bénévoles débordés
    • Gestion adhésions complexe
    • Subventions à suivre

  • Collectivités

    Vous manquez de personnel administratif pour gérer les dossiers.

    Idéal si :
    • Mairie, communauté de communes
    • Équipes réduites
    • Dossiers institutionnels
    • Reporting obligatoire

Comment ça marche ?

Étape 1 : Audit gratuit (30 min)

Nous analysons votre organisation actuelle, vos besoins et vos points de blocage.

Étape 2 : Proposition sur-mesure

Nous vous envoyons une proposition détaillée avec périmètre, planning et tarif.

Étape 3 : Mise en place

Accès à vos outils, paramétrage, formation, procédures. Nous sommes opérationnels rapidement.

Étape 4 : Suivi régulier

Points mensuels, reporting, ajustements. Vous gardez le contrôle, nous gérons l'opérationnel.

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FAQ

Dois-je vous donner accès à mes outils ?

Oui, nous avons besoin d'accès à vos outils (email, logiciel de facturation, Drive). Tous les accès sont sécurisés et couverts par une clause de confidentialité stricte.

Combien de temps gagnez-vous ?

En moyenne, nos clients gagnent 10 à 20h par mois selon le périmètre externalisé.

Puis-je commencer par une mission ponctuelle ?

Oui, nous proposons des missions ponctuelles (audit, mise en place d'une organisation, classement documentaire, etc.).